Adendum Pemrosesan Data

1Kedudukan adendum ini

Adendum ini melekat pada Ketentuan Layanan dan berlaku setiap kali kami memproses data pribadi atas nama penyelenggara. Anda tidak perlu menandatanganinya secara terpisah: ia berlaku sejak Anda menerima Ketentuan Layanan.

Kalau ada pertentangan antara adendum ini dan Ketentuan Layanan mengenai pemrosesan data pribadi, adendum inilah yang berlaku.

Kalau organisasi Anda memerlukan naskah yang ditandatangani basah atau memakai templat Anda sendiri, hubungi kami di info@yarnext.com dengan subjek berawalan [privasi].

2Definisi

3Pokok pemrosesan

4Pemrosesan hanya atas instruksi

Kami memproses data pribadi hanya atas instruksi terdokumentasi dari pengendali. Ketentuan Layanan, adendum ini, dan pemakaian fungsi layanan oleh pengendali merupakan instruksi terdokumentasi itu.

Kalau hukum mewajibkan kami memproses di luar instruksi tersebut, kami memberi tahu pengendali sebelum melakukannya, kecuali hukum itu sendiri melarang pemberitahuannya.

Kalau menurut kami sebuah instruksi melanggar peraturan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu pengendali dan berhak menunda pelaksanaannya sampai hal itu selesai dibicarakan.

Kami tidak memakai data pendaftar untuk tujuan kami sendiri: tidak untuk memasarkan apa pun, tidak untuk melatih model, tidak untuk analitik lintas penyelenggara, dan tidak untuk membentuk profil orang.

5Kerahasiaan

Setiap orang di pihak kami yang dapat mengakses data pribadi terikat kewajiban kerahasiaan yang berlaku terus walau hubungan kerjanya berakhir, dan hanya mendapat akses sebatas yang benar-benar diperlukan untuk pekerjaannya.

6Langkah teknis dan organisasi

Kami menerapkan langkah yang wajar sesuai risiko, sekurang-kurangnya sebagai berikut:

• isolasi antar penyelenggara ditegakkan basis data lewat keamanan tingkat baris, sehingga kesalahan di lapisan aplikasi tetap tidak menembus batas antar organisasi;
• enkripsi lalu lintas dengan TLS di seluruh jalur;
• rahasia berumur pendek — kode masuk, kode verifikasi, kode akses, token undangan — disimpan bergaram dan ter-hash, tidak pernah mentah;
• alamat IP disimpan sebagai hash bergaram;
• berkas jawaban pendaftar hanya dapat diambil lewat jalur yang menuntut sesi, dan setiap pengambilan tercatat di jejak audit;
• jenis berkas diendus dari bitanya sendiri, dan metadata gambar dibuang sebelum disimpan;
• jejak audit mencatat siapa melihat atau mengekspor data pribadi secara massal;
• pembatas laju pada jalur publik dan pada pengiriman kode;
• cadangan berkala, dan pemulihan yang diuji;
• pemisahan lingkungan pengembangan dari lingkungan produksi, dengan data produksi tidak dipakai untuk pengembangan.

Daftar ini dapat kami ubah selama tingkat perlindungannya tidak berkurang.

7Subprosesor

Pengendali memberikan persetujuan umum atas pemakaian subprosesor. Yang berlaku saat ini:

Kami mengikat setiap subprosesor dengan kewajiban pelindungan data yang tidak kurang dari kewajiban kami dalam adendum ini, dan kami tetap bertanggung jawab kepada pengendali atas perbuatan subprosesor kami.

Penambahan atau penggantian subprosesor diberitahukan paling lambat 30 hari sebelum berlaku. Pengendali dapat menolaknya secara tertulis dengan alasan yang wajar dan menyangkut pelindungan data; kalau keberatannya tidak dapat kami selesaikan, pengendali berhak mengakhiri layanan tanpa penalti.

8Bantuan kepada pengendali

Sejauh yang dapat dilakukan dengan sifat pemrosesan ini, kami membantu pengendali:

• menanggapi permintaan subjek data — akses, koreksi, penghapusan, pembatasan, portabilitas — lewat fungsi panel dan ekspor yang sudah tersedia, dan lewat bantuan langsung bila fungsi itu tidak mencukupi;
• memenuhi kewajiban keamanan, pemberitahuan insiden, dan penilaian dampak pelindungan data;
• menjawab pertanyaan otoritas yang berwenang.

Permintaan subjek data yang sampai langsung kepada kami akan kami teruskan kepada pengendali dan tidak kami jawab sendiri, kecuali hukum memerintahkan sebaliknya.

9Pemberitahuan insiden

Kami memberi tahu pengendali tanpa penundaan yang tidak wajar, dan sedapat mungkin dalam 48 jam sejak kami mengetahuinya, apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi yang menyangkut data pengendali.

Pemberitahuan itu memuat sifat insidennya, kategori dan perkiraan jumlah subjek data serta catatan yang terdampak, akibat yang mungkin timbul, langkah yang telah dan akan kami ambil, dan nama orang yang dapat dihubungi untuk keterangan lebih lanjut. Keterangan yang belum lengkap kami susulkan secara bertahap, tanpa menahan pemberitahuan pertamanya.

10Audit dan pembuktian

Atas permintaan tertulis, kami menyediakan keterangan yang wajar untuk membuktikan kepatuhan pada adendum ini — termasuk penjelasan arsitektur keamanan, daftar subprosesor terkini, dan hasil pemeriksaan pihak ketiga apabila ada.

Audit di tempat dapat dilakukan paling banyak sekali dalam dua belas bulan, dengan pemberitahuan paling lambat 30 hari sebelumnya, pada jam kerja, oleh auditor yang terikat kerahasiaan dan bukan pesaing kami, serta dengan cara yang tidak mengganggu layanan bagi penyelenggara lain. Biayanya ditanggung pengendali, kecuali auditnya menemukan pelanggaran material dari pihak kami.

11Pemrosesan lintas negara

Apabila data diproses di luar wilayah tempat pengendali berada, kami memastikan ada dasar perpindahan yang sah: tingkat perlindungan yang setara di negara tujuan, klausul kontraktual baku yang mengikat penerimanya, atau dasar lain yang diakui peraturan yang berlaku. Atas permintaan, kami menyebutkan dasar mana yang dipakai untuk perpindahan tertentu.

12Pengembalian dan penghapusan data

Selama layanan berjalan, pengendali dapat mengunduh sendiri data pendaftarnya kapan saja lewat fungsi ekspor, dalam format yang dapat dibaca mesin.

Setelah hubungan layanan berakhir, kami menyimpan data selama 30 hari untuk memberi ruang menariknya kembali atau membatalkan penutupan, lalu menghapus atau menganonimkannya. Salinan cadangan yang masih memuatnya tertimpa sendiri dalam siklus cadangan, paling lama 30 hari sesudahnya.

Pengecualiannya hanya data yang wajib kami simpan menurut hukum — antara lain catatan penagihan dan catatan persetujuan sebagai bukti — yang tetap kami simpan sebatas kewajiban itu dan tidak kami proses untuk tujuan lain.

13Tanggung jawab

Batasan tanggung jawab dalam Ketentuan Layanan berlaku juga bagi adendum ini, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan pelindungan data pribadi yang tidak dapat dikesampingkan.

Masing-masing pihak bertanggung jawab atas pelanggaran kewajibannya sendiri. Pengendali bertanggung jawab atas keabsahan dasar pemrosesan yang ia tetapkan, atas isi formulir yang ia susun, dan atas kepatutan data yang ia minta dari pendaftarnya.